7 Tips Manajemen Stok Bahan Baku Digital Printing

Kalau Anda punya bisnis digital printing, ada satu fondasi penting yang sering terlewat:

Yakni, manajemen stok bahan baku atau inventory control.

Memang sih ini tantangan banget.

Di satu sisi, Anda harus selalu punya bahan baku siap sedia untuk melayani orderan kilat pelanggan.

Di sisi lain, menyimpan stok itu ada biaya dan risikonya: biaya gudang, bahan rusak, ketinggalan zaman, sampai modal kerja yang ‘tertidur’ di tumpukan bahan.

Bingung kan, cari solusinya?

Tenang…

Kami akan kupas tuntas tips manajemen stok bahan baku yang efektif, khusus untuk bisnis digital printing skala kecil hingga menengah di Indonesia.

Mulai dari berkenalan dengan jenis bahan baku, prinsip pentingnya, tantangan umum, teknik jitu, peran teknologi, hitungan biaya, sampai praktik terbaiknya.

Jadi, mari kita bahas satu persatu managemen stok agar bisnis Anda tetap profitable ya!

Macam-Macam Bahan Baku Penting di Digital Printing

Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah mengenal bahan baku.

Dalam melakukan manajemen, kualitas bahan baku adalah salah satu yang harus dijaga.

Mari kita coba bedah yang termasuk kategori utamanya:

1. Tinta

• Contoh: Tinta Solvent, Tinta Sublimasi, Tinta UV, Tinta Ecosolvent
• Karakteristik: Punya masa simpan terbatas, sensitif sama suhu dan kelembaban, ada yang perlu penanganan khusus (hati-hati bahan kimia!), dan harganya bervariasi.

2. Media Cetak

• Contoh: PET Film, Transfer Paper, Kertas (Art Paper, Matte Paper), Vinyl (Sticker, Orajet), Banner Flexy (Frontlit, Backlit), Tekstil (TC, Satin), Akrilik, bahkan Metal tipis.
• Karakteristik: Beda ukuran, berat (gramatur), finishing (glossy, matte), sensitif juga sama lembab, dan makannya tempat (bulk).

3. Bahan Finishing & Binding

Sebagai contoh, plastik Laminasi (Glossy, Doff), Perekat (Double Tape), Foil (untuk efek emas/silver), Staples, Mata Ayam (untuk banner).

4. Material Pendukung:

• Contoh: Cairan pembersih head printer, suku cadang kecil (misal: wiper, damper), kain lap khusus.
• Karakteristik: Tingkat pakainya bisa naik turun, tapi penting banget buat kelancaran operasional mesin Anda.

Kenapa Wajib Banget untuk Mengerti Penyimpanan Bahan Baku yang Efektif?

Tentu saja penyimpanan stok bahan baku digital printing yang benar sangat penting untuk dilakukan.

Anda pasti tahu kan kalau setiap order pelanggan itu unik.

Minta cetak di vinyl A, ukuran sekian, tinta jenis B, finishing C.

Artinya, Anda perlu melacak setiap detail item: jenis tinta spesifik, grade kertas, ukuran, gramatur, finish, sampai tanggal kedaluwarsanya (untuk tinta).

Ini bikin pelacakan, optimasi ruang gudang, pemesanan, dan pencegahan bahan usang jadi makin rumit.

Bayangkan kalau dicatat manual, pusing!

Lebih fatalnya lagi, Anda bisa mengalami kerugian dari pengeluaran tidak terduga atau kehilangan pelanggan.

7 Tips Managemen Stok Bahan Baku Agar Bisnis Anda Profitable!

Setelah mengetahui apa saja yang termasuk ke dalam bahan baku digital printing, catat ya 7 managemen stok bahan baku berikut ini.

Kami akan jelaskan satu-persatu!

1. Prinsip Inti Manajemen Inventaris

Catat! 8 Cara Mengatur Inventaris Anda

1. Analisis Data Penjualan Sebelumnya
2. Real-time Data Inventaris
3. Gunakan Supplier Terpercaya
4. Negosiasi Harga Beli Bahan Baku
5. Tetapkan Reorder Point
6. Pemisahan Produk Secara Akurat
7. Audit Reguler (Stock Opname)
8. Hitung Finansial Anda

Anda sudah mengenal bahan baku yang digunakan?

Langkah yang harus Anda lakukan selanjutnya adalah memahami prinsip-prinsip dasar manajemen inventaris.

Prinsip dasar ini terdiri dari:

1. Analisis data penjualan sebelumnya untuk melihat pengulangan order pola musiman.
2. Pastikan data inventaris Anda selalu akurat dan real-time. Pakai kode SKU unik dan barcode scanner bisa bantu banget biar cepat dan minim kesalahan.
3. Lakukan evaluasi secara berkala dengan supplier terpercaya.
4. Minimalkan biaya penyimpanan (holding cost), biaya pemesanan, dan yang paling penting, cegah pemborosan akibat bahan rusak, kedaluwarsa, atau usang.
5. Stok berlebih itu artinya modal kerja Anda ‘nyangkut’ dan risiko bahan rusak/usang makin besar. Tetapkan Reorder Point (ROP) atau titik kapan harus pesan ulang yang jelas.
6. Terapkan pemisahan stok lama dan baru (FIFO), serta kelompokkan barang yang cepat laku (fast moving) dan lambat laku (slow moving).
7. Jangan cuma percaya data di komputer! Lakukan pengecekan fisik secara berkala. Lakukan stock opname di gudang, lalu bandingkan dengan catatan Anda. Kalau ada selisih (diskrepansi), segera cari tahu penyebabnya dan koreksi datanya.
8. Ingat, inventaris itu aset perusahaan Anda. Pembelian bahan baku itu arus kas keluar. Biaya penyimpanan itu pengeluaran rutin. Hitung harga Pokok Penjualan (HPP/COGS).

2. Teknik Manajemen Inventaris yang Efektif

Ada banyak teknik manajemen inventaris yang bisa Anda terapkan.

Berikut beberapa yang paling populer dan relevan untuk digital printing:

A. Just-In-Time (JIT)

Terima bahan baku tepat saat dibutuhkan untuk produksi. Tujuannya meminimalkan stok di gudang.

Untuk digital printing murni JIT agak berisiko tinggi, karena permintaan sering naik-turun dan butuh cepat (quick turnaround).

Tapi, elemen JIT seperti pesan dalam jumlah kecil tapi lebih sering bisa dicoba untuk item tertentu.

B. First-In, First-Out (FIFO)

Bahan baku yang pertama masuk gudang harus jadi yang pertama keluar (dipakai). Tujuannya biar nggak ada bahan yang keburu tua atau kadaluwarsa.

Sistem ini wajib dilakukan terutama untuk tinta, toner, dan media cetak yang sensitif waktu atau kondisi. Efektivitasnya tergantung kedisiplinan tim Anda.

C. Analisis ABC

Mengelompokkan item inventaris jadi 3 kategori berdasarkan nilai kontribusinya (biasanya nilai kali volume penggunaan tahunan):

• A: Item bernilai tinggi (misal, 20% item tapi menyumbang 80% nilai total).
• B: Item bernilai sedang.
• C: Item bernilai rendah (misal, 50% item tapi cuma 5% nilai total).

Cocok banget di digital printing yang punya banyak jenis bahan dengan harga bervariasi sehingga Anda bisa memprioritaskan mana yang perlu perhatian ekstra.

D. Reorder Point (ROP)

Menentukan level stok minimum yang jadi pemicu untuk melakukan pemesanan ulang. Rumusnya simpel: (Permintaan harian rata-rata x Lead Time dalam hari) + Safety Stock.

Akurasi data permintaan dan lead time dari supplier itu kunci. ROP juga perlu ditinjau ulang secara berkala, jangan didiamkan saja.

E. Safety Stock (SS) / Stok Pengaman

Stok tambahan yang disimpan untuk jaga-jaga kalau ada lonjakan permintaan tak terduga atau supplier telat kirim.

Anda harus bisa menentukan jumlah yang pas untuk menentukan bahan yang sering digunakan. Lakukan dengan analisis ABC.

F. Economic Order Quantity (EOQ):

Formula matematis untuk menghitung jumlah pesanan ideal yang bisa meminimalkan total biaya (biaya pesan + biaya simpan).

Cara ini bisa cocok menjadi panduan kasar, terutama untuk item kategori B atau C yang permintaannya stabil.

G. Stock Opname (Perhitungan Fisik)

Proses menghitung fisik barang di gudang dan mencocokkannya dengan data catatan Anda. Bisa dilakukan menyeluruh (Full Count) setahun sekali, atau secara siklus (Cycle Counting), misalnya item A dihitung tiap bulan, B tiap kuartal, C tiap semester.

Ingat, teknik-teknik ini bukan pilihan tunggal tapi saling melengkapi.

Misalnya, hasil Analisis ABC bisa dipakai untuk menentukan seberapa ketat FIFO diterapkan, berapa level Safety Stock, seberapa sering Cycle Counting dilakukan, dan bagaimana mengelola ROP untuk tiap kategori barang.

3. Perhatikan Biaya dalam Manajemen Bahan Baku

Bicara tentang manajemen dan stok inventaris tidak bisa lepas dari biaya.

Stok bahan baku itu ibarat investasi yang Anda tanam, tapi sekaligus juga sumber biaya.

Biaya Penyimpanan (Holding Costs / Carrying Costs)

Biaya penyimpanan adalah semua biaya yang keluar selama Anda menyimpan barang di gudang.

Biaya Pemesanan (Ordering Costs)

Biaya ini adalah biaya yang keluar setiap kali Anda melakukan pemesanan bahan baku terdiri dari biaya administratif, penerimaan, dan transportasi/ pengiriman.

Biaya Kekurangan Stok (Stockout Costs)

Biaya (seringkali tersembunyi) akibat kehabisan stok saat dibutuhkan, seperti kehilangan pendapatan, biaya percepatan, atau inefisiensi produksi.

Biaya Limbah & Kerusakan (Waste & Spoilage Costs)

Biaya langsung dari material yang terbuang percuma karena kadaluwarsa, rusak saat penyimpanan/produksi, atau jadi usang.

Selain biaya-biaya ini, penting juga mengetahui biaya utama lainnya dalam bisnis digital printing.

4. Buat Laporan Keuangan dengan Benar

Manajemen inventaris yang baik (atau buruk) akan tercermin di laporan keuangan Anda.

Anda bisa membuat managemen stok bahan baku dengan benar apabila memperhatikan poin-poin berikut ini:

• Neraca: Nilai total inventaris bahan baku muncul sebagai bagian dari Aset Lancar (Current Assets).
• Laporan Laba Rugi: Biaya bahan baku yang terpakai dalam produksi menjadi komponen utama Harga Pokok Penjualan (HPP/COGS). Biaya penyimpanan dan pemesanan masuk ke Biaya Operasional.
• Akurasi: Data inventaris yang tidak akurat bisa menyebabkan nilai aset dan profitabilitas bisnis Anda tercatat salah (salah saji).

5. Manfaatkan Teknologi untuk Manajemen Stok

Mengelola stok pakai catatan manual atau spreadsheet sederhana mungkin masih bisa untuk bisnis yang baru mulai (pemula).

Tapi, begitu bisnis Anda tumbuh, cara ini jadi makin nggak efisien, makan waktu, dan rentan banget sama kesalahan (human error).

Ada berbagai jenis software yang bisa bantu Anda:

1. Fitur Dasar di Software POS/Akuntansi: Banyak software kasir (POS) atau akuntansi dasar punya modul inventaris sederhana.
2. Software Manajemen Inventaris Dedikasi Fiturnya fokus ke pengelolaan stok: pelacakan real-time, scan barcode, pelacakan batch/tanggal kedaluwarsa, perhitungan ROP otomatis, dukungan FIFO, sampai laporan analisis inventaris yang detail.
3. Print MIS (Management Information Systems): Ini software yang dirancang khusus untuk industri percetakan yang bisa terintegrasi dengan berbagai fungsi.
4. ERP (Enterprise Resource Planning): Mengintegrasikan semua aspek bisnis dalam satu sistem: inventaris, keuangan, SDM, produksi, penjualan, supply chain, dll.

6. Memahami Fitur yang Digunakan dalam Software Invetaris

Pentingnya menggunakan software menang sangat penting untuk manajemen stok bahan baku.

Namun, Anda juga harus memahami fitur yang disediakan agar mengerti fungsinya ya!

Fitur-fitur yang dibutuhkan adalah:

• Pelacakan Real-time: Tahu jumlah stok terkini kapan saja.
• Barcode/SKU Scanning: Mempercepat input data dan mengurangi salah ketik.
• Manajemen Multi-Lokasi: Kalau punya lebih dari satu gudang.
• Peringatan Stok Rendah/ROP: Notifikasi otomatis saat stok menipis.
• Dukungan FIFO/LIFO/FEFO: Otomatisasi metode pengeluaran barang.
• Pelacakan Batch/Tanggal Kedaluwarsa: Penting untuk tinta dan bahan sensitif.
• Laporan & Analisis: Untuk melihat tren, perputaran stok, nilai inventaris, dll.

7. Terapkan Strategi Manajemen Stok pada Bisnis Anda

Teorinya sudah, prinsipnya paham, tekniknya pun sudah tahu.

Sekarang gimana cara menerapkannya di bisnis digital printing Anda?

Ini dia beberapa tips praktisnya:

Prioritaskan Manajemen Data yang Kuat: Ini fondasinya! Tanpa data akurat dan real-time, semua strategi lain nggak akan jalan.

• Adopsi Teknik Kunci Secara Sistematis & Sinergis: Jangan coba terapkan semua sekaligus kalau belum siap. Mulai dari yang paling krusial
• Manfaatkan Fleksibilitas Digital Printing: Salah satu keunggulan digital printing adalah bisa cetak sesuai permintaan (on-demand).
• Integrasikan Manajemen Inventaris dengan Fungsi Bisnis Lain: Jangan biarkan data inventaris terisolasi. Membuat rencana bisnis yang matang juga penting, lihat caranya di sini.
• Lakukan Pemantauan & Perbaikan Berkelanjutan: Manajemen inventaris bukan proyek sekali jalan. Lihat juga tips umum lainnya untuk sukses di usaha digital printing.

Kesimpulan

Manajemen stok bahan baku yang efektif bukan sekadar urusan gudang, tapi kunci sukses penting untuk bisnis digital printing Anda di Indonesia.

Mulai dari mengenal jenis bahan baku, menerapkan prinsip inti seperti analisis dan pencatatan akurat, menggunakan teknik jitu seperti FIFO dan Analisis ABC, memanfaatkan teknologi yang tepat, hingga menganalisis dampaknya ke pemasukan Anda.

Manajemen stok bahan baku ini akan membantu pebisnis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dengan cepat, menjaga kualitas produk dan finansial bisnis, dan membangun bisnis yang kuat hadapi tantangan (resilient).

Selain mengetahui manajemen stok bahan baku, Anda juga perlu melakukan perawatan mesin printer.

Kedua hal ini akan mendukung kelancaran dan kesuksesan bisnis Anda. Pelajari lebih lanjut tentang perawatan mesin di sini.