KPI Penting untuk Mengukur Sukses Bisnis Percetakan

Bisnis percetakan sekarang ini persaingannya semakin ketat.

Kalau hanya menjalankan bisnis gitu-gitu saja, sepertinya akan susah untuk bertahan, apalagi mau berkembang.

Makanya, perlu strategi agar bisnis tidak stagnan. Pernah kepikiran tidak, gimana caranya biar tahu bisnis percetakan Anda sudah sukses atau belum?

Jawabannya ada di cara Anda mengukur kinerjanya. Di sinilah Key Performance Indicator (KPI) bisa jadi panduan penting buat Anda.

Di artikel ini, kita akan bahas secara lengkap KPI apa saja yang penting banget buat dipantau sama pemilik bisnis percetakan modern.

Mulai dari apa itu KPI, kenapa penting buat bisnis Anda, apa saja jenisnya, gimana cara nentuin target yang tepat, sampai gimana pakai data KPI ini buat bikin keputusan bisnis yang lebih baik.

Kalau Anda rajin pantau KPI, Anda bisa ambil keputusan berdasarkan data, bukan cuma pakai ‘feeling‘, kerjaan jadi lebih efisien, dan pastinya, bisnis Anda bisa lebih maju dari pesaing.

Apa Itu KPI dan Mengapa Penting untuk Bisnis Percetakan?

Gampangnya, bayangkan KPI itu seperti ‘rapor’ buat bisnis Anda.

Isinya angka-angka yang jadi tolok ukur, nunjukkin apakah bisnis Anda sudah di jalur yang benar untuk mencapai target-target pentingnya.

Jadi, KPI itu bukan cuma deretan angka biasa, tapi semacam indikator yang kasih gambaran jelas soal bagus tidaknya kinerja di bagian-bagian penting bisnis Anda.

Di dunia percetakan yang prosesnya lumayan rumit, KPI menjadi penting.

Kenapa?

Karena KPI bantu menyederhanakan kerumitan operasional. Anda jadi bisa fokus ke hal-hal yang paling berpengaruh dampaknya buat kesuksesan bisnis.

Selain itu, manajemen jadi lebih terarah karena berdasarkan data, bisa berfungsi sebagai ‘cek kesehatan’ rutin buat kondisi bisnis.

Dan pastinya jadi pegangan yang lebih kuat sebelum mengambil keputusan-keputusan strategis.

Untuk menghitung KPI ini, datanya biasanya diambil dari mana-mana.

Bisa dari sistem internal seperti Management Information System (MIS) atau Enterprise Resource Planning (ERP).

Dari platform Web-to-Print (W2P), sampai data yang ditarik langsung dari mesin-mesin cetak Anda di lantai produksi.

Kategori KPI Relevan untuk Bisnis Percetakan

Kalau bicara soal mengukur suksesnya bisnis percetakan, agar lebih mudah biasanya KPI dibagi menjadi beberapa kategori yaitu:

1. KPI Finansial: Mengukur Kondisi Keuangan

Ini adalah cerminan paling penting soal profitabilitas dan efisiensi Anda dalam mengelola keuangan.

Logikanya sederhana, bisnis tidak akan bisa punya ‘nafas panjang’ kalau kondisi finansialnya saja sudah megap-megap.

• Margin Laba Kotor & Bersih:

Perhitungan Margin Laba Kotor itu (Pendapatan – Harga Pokok Penjualan) dibagi Pendapatan.

Angka ini menunjukkan seberapa untung bisnis Anda sebelum mikirin biaya-biaya operasional sepereti gaji, sewa, listrik, dan lain-lain.

Kalau Margin Laba Bersih, ini hitungnya dari (Laba Bersih Setelah Kena Pajak) dibagi Pendapatan.

Ini baru keuntungan bersih alias profit final Anda setelah semua pengeluaran, termasuk pajak, dihitung.

Kenapa perlu dipantau?

Memantau margin ini membantu Anda memahami efisiensi produksi dan pengelolaan biaya yang overhead. Analisis per jenis produk atau layanan dapat memberikan wawasan lebih dalam.

• Pertumbuhan Pendapatan:

Lewat angka ini, Anda bisa lihat pemasukan bisnis lagi naik atau malah turun dibanding sebelumnya, baik itu hitungan bulan lalu (MoM), tahun lalu (YoY), atau total sepanjang tahun ini (YTD).

Kalau pendapatan tumbuh, ini sinyal bagus. Artinya, produk atau layanan Anda diminati pasar dan strategi jualan Anda kemungkinan besar sudah di jalur yang benar.

• Biaya per Cetak (Cost Per Print):

Dihitung dengan membagi total biaya produksi (bahan, tinta, tenaga kerja, penyusutan mesin, dll.) dengan jumlah unit cetakan.

Memahami biaya bisnis digital printing ini penting sekali untuk bisa pasang harga yang bersaing tapi tetap untung, sekaligus mendeteksi kalau ada proses produksi yang kurang efisien.

• Customer Lifetime Value (CLV):

CLV seperti itung-itung, kira-kira berapa total pendapatan yang bisa didapat dari satu pelanggan selama masih terus beli dari Anda.

Biasanya, lihat dari rata-rata sekali belanja habis berapa, seberapa sering balik lagi, dan udah berapa lama jadi pelanggan setia.

Kalau Anda paham CLV ini, Anda jadi bisa lihat keuntungan jangka panjang tiap pelanggan.

Dari situ Anda bisa atur cara biar pelanggan betah dan tidak lari ke kompetitor. Pelanggan dengan CLV tinggi tentu layak dapat perhatian ekstra.

2. KPI Pelanggan: Mengukur Kepuasan dan Loyalitas

Kunci agar bisnis bisa jalan dan sukses dalam jangka panjang ada di pelanggan yang puas dan tidak pindah ke lain hati.

Karena pelanggan yang senang kemungkinan akan balik lagi, bahkan merekomendasikan bisnis Anda ke teman-teman atau kenalannya.

• Tingkat Retensi Pelanggan: Persentase pelanggan yang bertahan (1 – Churn Rate). Ini untuk mengukur loyalitas dan efektivitas mempertahankan pelanggan.
• Skor Kepuasan Pelanggan (CSAT) / Net Promoter Score (NPS): Ukur kepuasan (CSAT) atau kemungkinan rekomendasi (NPS) via survei. Indikator langsung kepuasan dan potensi pertumbuhan.
• Jumlah Order Baru vs. Ulang: Persentase pelanggan repeat order. Indikator loyalitas dan efektivitas strategi pembelian kembali.
• Waktu Respons Keluhan: Rata-rata waktu respons dan penyelesaian keluhan. Untuk mengukur kualitas layanan pelanggan.

3. KPI Operasional: Mendorong Efisiensi dan Kualitas

KPI ini berfungsi untuk memantau bisnis Anda. Tujuannya untuk memastikan proses berjalan efisien, menghasilkan kualitas terbaik, dan tepat waktu.

• Tingkat Utilisasi Mesin: Persentase waktu mesin beroperasi vs. waktu tersedia. Penting untuk maksimalkan ROI aset mesin cetak.
• Waktu Siklus Produksi: Total waktu dari pesanan diterima hingga siap kirim. Mempengaruhi kepuasan pelanggan dan kapasitas produksi.
• Tingkat Kesalahan Cetak/Error Rate: Persentase cetak ulang atau bahan terbuang. Ini untuk ukuran kontrol kualitas dan efisiensi bahan.
• On-Time Delivery Rate: Persentase orderan terkirim tepat waktu (OTD) dan lengkap (OTIF). Kritis untuk kepuasan pelanggan.

4. KPI Penjualan & Marketing: Melacak Pertumbuhan Pasar

KPI ini mengukur efektivitas upaya tim penjualan dan pemasaran dalam menarik pelanggan baru dan menghasilkan pendapatan.

• Biaya Akuisisi Pelanggan (Customer Acquisition Cost – CAC): Total biaya sales & marketing dibagi jumlah pelanggan baru. Ukur efisiensi biaya perolehan pelanggan idealnya CAC < CLV (Customer Lifetime Value).
• Nilai Rata-rata Order (Average Order Value – AOV): Total pendapatan dibagi jumlah pesanan. Ini untuk bantu strategi cross-selling/up-selling.
• Tingkat Konversi Prospek (Quote-to-Order Conversion Rate): Persentase penawaran yang jadi pesanan. Ini untuk mengukur efektivitas tim sales dan daya saing harga.

Menetapkan Target KPI yang SMART

Setelah mengidentifikasi KPI yang relevan, langkah selanjutnya adalah menetapkan target yang jelas.

Menggunakan kerangka SMART sangat dianjurkan:

• Specific (Spesifik): Target harus jelas
• Measurable (Terukur): Harus ada cara kuantitatif untuk melacak kemajuan.
• Attainable (Dapat Dicapai): Target harus realistis berdasarkan kondisi saat ini dan sumber daya yang ada, namun tetap memberikan tantangan.
• Relevant (Relevan): Target harus mendukung tujuan bisnis yang lebih besar
• Time-bound (Terikat Waktu): Harus ada tenggat waktu yang jelas.

Contoh Penerapan SMART: Misalkan Anda ingin meningkatkan efisiensi pengiriman. Target SMART-nya bisa: “Meningkatkan On-Time Delivery (OTD) Rate dari 90% menjadi 95% dalam waktu 6 bulan ke depan, diukur melalui laporan pengiriman bulanan.

Menggunakan Data KPI untuk Ambil Keputusan

Mengumpulkan data KPI hanyalah langkah awal.

Kekuatan sebenarnya terletak pada bagaimana Anda menggunakan data tersebut untuk membuat keputusan yang lebih cerdas.

1. Tinjauan Rutin: Jadwalkan waktu rutin, mingguan, bulanan atau kuartalan. Ini untuk meninjau dashboard KPI Anda bersama tim.
2. Analisis Tren & Penyimpangan: Jangan hanya melihat angka saat ini. Anda perlu identifikasi tren, pola musiman, dan penyimpangan signifikan dari target atau ekspektasi.
3. Identifikasi Akar Masalah: Jika sebuah KPI tidak mencapai target, gali lebih dalam. Apakah masalahnya di penjadwalan? Kekurangan staf? Hambatan di proses finishing? Keterlambatan pemasok bahan baku?
4. Keputusan Berbasis Data: Gunakan wawasan untuk prioritas, alokasi sumber daya, investasi, dan penyesuaian strategi.

Menerapkan tips usaha digital printing yang tepat berdasarkan data KPI akan mempercepat pertumbuhan.

Kesimpulan

Memantau KPI adalah langkah penting bagi bisnis percetakan agar tetap kompetitif dan terus berkembang.

Dengan memahami kondisi keuangan, pelanggan, kelancaran operasional, sampai penjualan & pemasarannya, Anda mendapatkan gambaran lengkap tentang performa bisnis.

Menetapkan target yang SMART dan menggunakan data KPI secara rutin akan membantu Anda mengambil keputusan yang tepat, meningkatkan efisiensi, dan mendorong kesuksesan jangka panjang.

Anda ingin berkonsultasi secara langsung mengenai bagaimana menerapkan solusi dan teknologi untuk melacak KPI secara efektif di bisnis percetakan Anda?

Jangan khawatir, Anda bisa berkonsultasi mengenai kebutuhan bisnis secara gratis bersama tim High Calibre Business Development kami.