7 Tips Efektif Mengelola Arus Kas Bisnis Percetakan
Arus kas adalah napas bagi bisnis percetakan Anda, tanpanya operasional bisnis Anda bisa berhenti total dan pertumbuhan terhambat.
Pengelolaan arus kas yang efektif memastikan Anda selalu punya cukup dana untuk membayar tagihan, gaji, dan biaya operasional lainnya tepat waktu.
Data dari SCORE menunjukkan bahwa sekitar 82% usaha kecil gagal karena masalah arus kas, termasuk pada industri percetakan.
Bisnis percetakan sendiri menghadapi tantangan unik seperti investasi mesin yang mahal, biaya bahan baku yang tinggi.
Dan siklus pembayaran customer yang seringkali panjang, yang semuanya memberikan tekanan besar pada kas.
Artikel ini hadir untuk memberikan Anda 7 tips praktis yang bisa langsung diterapkan untuk mengelola arus kas secara efektif serta menjaga kesehatan finansial bisnis percetakan Anda.
Memahami Arus Kas dalam Bisnis Percetakan
Sebelum melangkah lebih jauh, penting untuk memahami apa itu arus kas (cash flow).
Sederhananya, arus kas adalah pergerakan uang masuk dan keluar dari bisnis Anda dalam periode tertentu.
Ini berbeda dengan keuntungan, Anda bisa saja mencatat keuntungan di laporan laba rugi, tapi kas di rekening bank kosong karena tagihan belum dibayar pelanggan.
Dalam bisnis percetakan, arus kas terdiri dari dua komponen utama:
- Pemasukan (Cash Inflow)
Ini adalah uang yang Anda terima, sebagian besar berasal dari pembayaran pelanggan atas jasa cetak yang Anda berikan. Bisa juga dari penjualan langsung produk siap pakai jika ada.
- Pengeluaran (Cash Outflow)
Ini adalah semua uang yang Anda keluarkan untuk menjalankan bisnis.
Pikirkan biaya pembelian mesin, biaya bahan baku (kertas, tinta, dll), gaji karyawan, sewa tempat, dan biaya utilitas.
Selain itu, siklus bisnis percetakan seringkali unik. Anda mungkin perlu mengeluarkan uang di muka untuk bahan baku, lalu menunggu pembayaran dari customer setelah pekerjaan selesai.
Jeda waktu ini sendiri bisa menciptakan tekanan pada arus kas.
Karena itu, penting mengenali tanda-tanda masalah sejak dini, seperti kesulitan membayar supplier, saldo kas menipis, atau sering menggunakan pinjaman jangka pendek untuk operasional.
Tip #1: Buat Proyeksi Arus Kas yang Akurat
Mengelola arus kas tanpa proyeksi itu seperti mengemudi di malam hari tanpa lampu. Anda tidak tahu apa yang ada di depan.
Proyeksi arus kas adalah perkiraan uang masuk dan keluar bisnis Anda di masa mendatang, biasanya untuk periode 3, 6, atau 12 bulan ke depan.
Ini penting agar Anda bisa mengantisipasi kekurangan kas atau merencanakan penggunaan kelebihan kas.
Bagaimana cara membuatnya? Mulailah dengan melihat data historis Anda.
- Identifikasi Pola
Apakah ada bulan-bulan tertentu di mana pesanan biasanya ramai? Seperti menjelang lebaran, akhir tahun, atau musim kampanye. Atau sebaliknya, kapan biasanya sepi?
Hal ini dapat membantu bisnis Anda memprediksi pemasukan.
- Perkirakan Pengeluaran Tetap
Catat biaya yang jumlahnya relatif sama setiap bulan, seperti sewa tempat, gaji karyawan, dan cicilan pembelian mesin baru. Biaya ini lebih mudah diprediksi.
- Perkirakan Pengeluaran Variabel
Ini merupakan biaya yang berubah-ubah tergantung volume pekerjaan, seperti bahan baku (kertas dan tinta), biaya lembur, dan utilitas (listrik).
Estimasi ini berdasarkan perkiraan order yang masuk.
Anda bisa menggunakan spreadsheet sederhana seperti Excel atau Google Sheets untuk membuat proyeksi ini.
Banyak template tersedia di online yang bisa Anda gunakan sebagai contoh laporan arus kas percetakan prediktif untuk bisnis Anda.
Proyeksi ini, dapat membantu Anda mengantisipasi masalah, seperti:
“Oh, 3 bulan lagi kas kita kemungkinan akan tipis karena ada pembayaran besar ke supplier kertas, tapi orderan belum masuk.”
Ini bisa memberi Anda waktu untuk mencari solusi yang tepat.
Tip #2: Sederhanakan Proses Penagihan
Semakin cepat Anda mengirim tagihan, semakin cepat pula potensi kas masuk ke bisnis Anda. Proses penagihan yang rumit dan lambat adalah salah satu sumber masalah arus kas.
Anda bisa menyederhanakan proses penagihan, seperti:
Pertama, coba gunakan faktur elektronik (e-invoice).
Banyak software akuntansi atau platform faktur online memungkinkan Anda membuat dan mengirim faktur via email.
Lebih baik lagi jika ada tombol bayar langsung di dalam email faktur tersebut, yang terhubung ke gateway pembayaran. Ini memudahkan customer untuk segera melunasi.
Kedua, tetapkan jadwal penagihan yang konsisten. Jangan menunda pengiriman faktur. Kirimkan segera setelah pekerjaan selesai atau sesuai kesepakatan di awal.
Pastikan faktur Anda terlihat profesional, jelas, dan mencantumkan semua informasi penting seperti detail pekerjaan, jumlah, tanggal jatuh tempo, cara bayar, dan lainnya.
Manfaatkan juga fitur otomatisasi untuk mengirim pengingat pembayaran beberapa hari sebelum atau sesudah jatuh tempo.
Terakhir, pastikan semua dokumentasi terkait penagihan tersimpan rapi. Ini akan sangat membantu jika terjadi perselisihan atau saat Anda perlu melakukan follow-up.
Proses yang simpel ini adalah bagian penting dari manajemen cash flow percetakan yang sehat.
Tip #3: Tetapkan Kebijakan Pembayaran yang Jelas
Selain proses penagihan yang efisien, kebijakan pembayaran yang jelas dari awal sangatlah penting. Ini membantu mengelola ekspektasi customer dan memperlancar arus kas Anda.
Anda perlu menentukan jangka waktu pembayaran yang realistis untuk bisnis Anda.
Apakah net 15, net 30, net 45 atau bahkan lebih pendek?
Pertimbangkan standar industri dan kemampuan kas Anda sendiri. Jangan ragu mengomunikasikan kebijakan ini secara jelas di awal kerjasama, misalnya dalam penawaran harga atau kontrak.
Untuk proyek besar atau customer baru, pertimbangkan untuk meminta deposit atau uang muka contohnya sebesar 30-50%.
Ini sangat membantu menutupi biaya awal bahan baku dan mengurangi risiko kredit macet. Ini merupakan salah satu tips keuangan usaha cetak yang sering direkomendasikan.
Siapkan juga strategi follow-up yang sopan namun tegas untuk pembayaran yang terlambat.
Tentukan kapan Anda akan mengirim pengingat pertama, kedua, dan kapan Anda akan melakukan panggilan telepon.
Memiliki template komunikasi untuk penagihan juga bisa sangat membantu menjaga konsistensi dan profesionalisme.
Kebijakan yang jelas dan dikomunikasikan dengan baik, bisa mengurangi kebingungan dan potensi keterlambatan pembayaran.
Tip #4: Optimalkan Metode Pembayaran
Metode pembayaran yang Anda terima bisa sangat mempengaruhi kecepatan kas masuk.
Masih mengandalkan pembayaran via cek? Sebaiknya mulai Anda kurangi
Proses pencairan cek membutuhkan waktu dan usaha ekstra mulai pergi ke bank hingga menunggu kliring, yang jelas ini akan memperlambat penerimaan kas Anda.
Solusinya?
Usahakan menggunakan metode pembayaran digital. Tawarkan opsi seperti transfer bank, e-wallet, atau pembayaran menggunakan kartu kredit/debit.
Pembayaran ini biasanya masuk ke rekening Anda jauh lebih cepat, seringkali dalam hitungan jam atau hari.
Tentu, beberapa metode digital ini mungkin memiliki biaya transaksi.
Anda perlu mempertimbangkan antara biaya ini dengan kecepatan penerimaan kas yang didapatkan.
Mana yang lebih penting untuk kelancaran operasional Anda saat ini?
Jika Anda memiliki website atau platform pemesanan online, integrasikan dengan payment gateway yang terpercaya.
Ini memungkinkan customer untuk membayar langsung saat memesan, dan semakin mempercepat proses penerimaan kas.
Jangan lupakan juga aspek keamanan transaksi digital.
Pastikan platform dan metode yang Anda gunakan aman untuk melindungi data Anda dan pelanggan.
Optimalisasi metode pembayaran adalah salah satu solusi cash flow percetakan yang paling langsung terasa dampaknya.
Tip #5: Modernisasi Sistem Point of Sale (POS)
Jika Anda masih menggunakan kasir manual atau sistem lama, saatnya mempertimbangkan modernisasi Point of Sale (POS).
Sistem POS bukan sekadar mesin kasir, ini adalah pusat komando transaksi dan data penjualan Anda yang bisa sangat membantu mengelola arus kas.
Terus, apa saja fitur-fitur POS? Dan apa keuntungannya?
- Pembayaran Multi-Channel
POS memudahkan Anda menerima berbagai metode pembayaran elektronik seperti bank transfer, kartu kredit/debit, e-wallet, dan lainnya.
- Integrasi dengan Inventori
Banyak sistem POS bisa terintegrasi dengan manajemen inventori.
Anda jadi tahu bahan baku mana yang sering terpakai untuk order tertentu, membantu perencanaan pembelian agar lebih efisien dan tidak banyak kas ‘tertidur’ di gudang.
- Laporan Real-Time
Fitur lainnya adalah laporan real-time. Anda bisa langsung melihat data penjualan harian, produk terlaris, hingga ringkasan penerimaan kas kapan saja.
Informasi ini sangat berharga untuk membuat keputusan cepat terkait operasional dan keuangan.
Untuk mendapatkan akses ke data ini, Anda memerlukan sistem POS yang handal.
Untungnya, ada banyak pilihan sistem POS yang cocok untuk bisnis percetakan, misalnya Kasair POS, Majoo, atau Moka POS.
Pilihlah sistem yang fiturnya sesuai kebutuhan spesifik bisnis percetakan Anda.
Selain itu, pertimbangkan juga biaya dan Return on Investment (ROI) dari investasi sistem POS.
Apakah lebih efisien, data inventori dan penjualan yang lebih akurat, serta percepatan penerimaan pembayaran yang didapat sepadan dengan investasi awal dan biaya berlangganan sistem POS.
Tip #6: Manfaatkan Software Akuntansi untuk Monitoring
Membuat proyeksi itu penting, tapi memantau arus kas secara real-time juga tidak kalah penting. Di sinilah peran software akuntansi modern menjadi sangat vital.
Mencatat transaksi secara manual atau hanya mengandalkan spreadsheet bisa memakan waktu dan rentan kesalahan, membuat Anda sulit mendapatkan gambaran kas terkini.
Ada banyak pilihan software akuntansi di pasaran, mulai dari yang populer secara global seperti Xero atau QuickBooks.
Hingga software lokal yang mungkin lebih sesuai dengan regulasi atau kebutuhan spesifik di Indonesia.
Kuncinya adalah memilih yang tepat untuk skala dan kompleksitas bisnis percetakan Anda.
Saat memilih software akuntansi sendiri, fitur apa saja yang wajib ada untuk memantau arus kas secara efektif?
- Pertama, cari yang menawarkan dashboard arus kas yang mudah dipahami. Tujuannya agar Anda bisa langsung melihat posisi kas masuk dan keluar secara cepat kapan saja, tanpa perlu menggali laporan yang rumit.
- Kedua, pastikan ada kemampuan pelaporan dan analisis yang kuat. Ini bukan hanya soal melihat angka, tapi juga membantu Anda memahami tren dan pola keuangan bisnis percetakan Anda dari waktu ke waktu.
- Ketiga, fitur integrasi dengan perbankan adalah nilai tambah yang sangat besar. Bayangkan, transaksi bisa otomatis tercatat! Ini jelas menghemat banyak waktu Anda dan mengurangi risiko human error saat input manual.
Dengan kombinasi fitur-fitur ini yang menyajikan data real-time, Anda akan lebih percaya diri dalam membuat keputusan bisnis yang cepat dan tepat.
Baik itu terkait pengeluaran mendesak, penyesuaian strategi penagihan, maupun merencanakan investasi untuk masa depan.
Tip #7: Kelola Inventori dan Pembelian dengan Bijak
Bahan baku seperti kertas, tinta, dan bahan finishing lainnya adalah salah satu komponen biaya utama di bisnis digital printing.
Cara Anda mengelola inventori dan melakukan pembelian sangat berpengaruh langsung pada ketersediaan kas Anda.
Terlalu banyak stok berarti banyak kas Anda yang ‘tertidur’ di gudang dalam bentuk barang.
Karena itu, terapkan strategi manajemen inventori untuk bisnis percetakan yang cerdas.
Hindari pembelian bahan baku secara berlebihan, jika Anda belum yakin akan segera menggunakannya jangan tergoda untuk membelinya apalagi hanya karena diskon.
Analisis data penggunaan historis untuk memprediksi kebutuhan secara lebih akurat. Ini adalah inti dari cara mengatur kas percetakan yang efisien.
Cobalah bernegosiasi dengan supplier Anda. Bisakah Anda mendapatkan syarat pembayaran yang lebih panjang?
Sedikit perpanjangan tempo pembayaran bisa memberikan ruang bernapas yang signifikan bagi arus kas Anda.
Untuk beberapa jenis bahan yang perputarannya cepat dan mudah didapat, pertimbangkan pendekatan just-in-time (JIT), yaitu membeli hanya saat mendekati waktu produksi.
Selain itu, lakukan analisis rutin terhadap penggunaan bahan untuk mengidentifikasi dan mengurangi pemborosan.
Sedikit efisiensi dalam penggunaan bahan baku bisa berarti penghematan biaya yang lumayan, yang ujungnya akan menjaga kesehatan kas Anda.
Menggunakan Arus Kas untuk Pertumbuhan Bisnis
Mengelola arus kas dengan baik bukan hanya soal bertahan hidup dari bulan ke bulan.
Ketika Anda berhasil menjaga arus kas tetap positif dan sehat, Anda membuka pintu untuk pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan.
Kelebihan kas adalah modal berharga yang bisa Anda gunakan secara strategis.
Bagaimana caranya?
Pertama, Anda bisa mengalokasikan kelebihan kas untuk investasi yang bisa meningkatkan kapasitas atau efisiensi.
Misalnya, merencanakan pembelian mesin cetak baru yang lebih canggih atau lebih cepat.
Analisis arus kas yang solid akan membantu Anda menentukan kapan waktu yang tepat untuk investasi besar ini tanpa mengganggu operasional harian.
Memiliki proyeksi yang kuat adalah bagian penting dari menyusun rencana bisnis usaha digital printing yang matang.
Selain investasi, sangat penting untuk membangun dana cadangan (emergency fund).
Dana ini berfungsi sebagai simpenan jika terjadi fluktuasi bisnis tak terduga, seperti orderan besar yang tiba-t iba batal atau kenaikan harga bahan baku yang signifikan.
Terakhir, kelebihan kas memungkinkan Anda untuk melakukan reinvestasi secara cerdas ke area lain, seperti pemasaran, pengembangan produk baru, atau pelatihan karyawan.
Ini adalah kunci untuk memastikan bisnis digital printing Anda tidak hanya bertahan, tapi juga terus berkembang dan semakin kompetitif di pasar.
Kesimpulan
Mengelola arus kas adalah kunci penting pada bisnis percetakan Anda.
Mengingat masalah arus kas bisnis printing seringkali menjadi tantangan utama akibat investasi besar dan siklus pembayaran yang tak menentu.
Dalam artikel ini telah menyajikan solusi praktis untuk mengatasi hal tersebut mulai dari:
- Membuat proyeksi arus kas yang akurat untuk antisipasi.
- Menyederhanakan proses penagihan agar kas masuk lebih cepat.
- Menetapkan kebijakan pembayaran yang jelas dan tegas.
- Mengoptimalkan metode pembayaran ke arah digital yang lebih efisien.
- Memodernisasi sistem POS untuk transaksi dan data yang lebih baik.
- Memanfaatkan software akuntansi untuk monitoring real-time.
- Mengelola inventori dan pembelian bahan baku secara bijak agar kas tidak ‘tertidur’.
Namun, pengetahuan saja tidak cukup. Kunci keberhasilan terletak pada disiplin dan konsistensi dalam menerapkan strategi ini dalam operasional bisnis percetakan Anda.
Manfaat jangka panjang dari pengelolaan arus kas yang baik juga sangat signifikan.
Seperti stabilitas operasional, kemampuan berinvestasi, dan potensi pertumbuhan bisnis yang lebih cerah.
Mulailah terapkan tips ini secara bertahap, pilih satu atau dua yang paling mendesak bagi bisnis Anda saat ini, dan bangun momentum dari sana.
Ingatlah, digital printing adalah peluang bisnis yang menjanjikan, dan pengelolaan kas yang baik adalah kunci untuk meraih potensi tersebut.
Untuk memastikan bisnis Anda tidak hanya sehat secara finansial tetapi juga terus mendapatkan pelanggan baru dan meningkatkan profitabilitas.
Pertimbangkan untuk menerapkan strategi marketing yang efektif untuk bisnis digital printing Anda.
Agar orderan semakin lancar dan bisnis makin berkembang!